法人PC処分の社内稟議テンプレ｜情シスが上長を説得する3つのポイント

稟議が通らないと、PCは倉庫に積まれ続ける

情シス担当者の多くが経験しているはずだ。「古いPCを処分したい」と上長に相談しても、「セキュリティが心配」「費用がかかるなら後回し」と言われて却下される。結果、サーバールームや倉庫にPCが山積みになる。

実際に私がコンサルティングで訪問した企業の4割以上が、処分待ちのPCを1年以上放置していた。放置している間にも固定資産税の課税対象になり得るし、場所のコストもかかっている。

稟議を通すカギは「なぜ処分すべきか」ではなく「処分しないといくら損するか」を数字で示すことだ。

稟議書に盛り込むべき5つの項目

1. 対象機器の一覧

台帳から対象機器をリストアップする。型番・台数・製造年・現在のステータス（使用中・保管中・故障）を表にまとめる。ここが曖昧だと「そもそも何台あるの？」で話が止まる。

2. 現状放置のリスクとコスト

放置コストを具体的に計算する。

• 倉庫スペース：PC50台分の保管で月額約2万円（都内の倉庫レンタル相場）
• 固定資産税：簿価が残っていれば償却資産として課税対象
• データ漏洩リスク：未消去のPC放置は個人情報保護法上の安全管理措置義務違反の可能性

「何もしないことにもコストがある」という事実を可視化すると、上長の反応が変わる。

3. 処分方法の比較（コスト表）

廃棄と買取を並べて比較する。ここが稟議書の核心部分。

この表1枚で「廃棄するとマイナス35万円、買取ならプラス50万円、差額は最大85万円」と示せる。決裁者にとって、これ以上わかりやすい資料はない。

4. セキュリティ対策の説明

上長が最も懸念するのは「データ漏洩しないか」。ここではADEC認定業者を使うことで消去証明書が1台ずつ発行される点を明記する。

稟議書に書くべき一文は「ADEC認定事業者によるNIST SP 800-88準拠のデータ消去を実施し、1台ごとに消去証明書を取得する」。これだけで、情報セキュリティ責任者への説明材料になる。

5. スケジュールと担当者

見積もり取得から回収完了までのスケジュールを書く。目安は見積もり依頼から入金まで2〜3週間。担当者名と承認フローも明記しておくと、「で、誰がやるの？」という質問を先回りできる。

上長を説得する3つのポイント

ポイント1：「廃棄費用の削減」ではなく「収益」として提案する。「処分費が浮く」より「売却収入が入る」のほうが決裁者の印象は良い。P/Lのどこに効くかを明確にする。雑収入として計上できるので、部門予算に直接貢献する。

**ポイント2：「放置コスト」を年換算で出す。**月額2万円の保管コストも年換算で24万円。3年放置すれば72万円。この数字と買取収入を並べると、先延ばしのコストが明確になる。

ポイント3：他社事例を添える。「同業他社のA社は昨年度、PC120台を買取に出して約80万円の収入を得た」——具体的な事例があると説得力が格段に上がる。業者に問い合わせれば、匿名の参考事例を提供してくれることが多い。

稟議テンプレートの構成

件名：遊休IT機器の売却処分について（買取業者利用）

1. 目的：倉庫保管中のPC○台を買取業者に売却し、処分費用を削減するとともに売却収入を確保する
2. 背景：保管中の機器が○台に達し、保管コストとデータ漏洩リスクが増大している
3. 対象機器：別紙一覧表参照
4. 処分方法の比較：別紙コスト比較表参照
5. セキュリティ対策：ADEC認定業者によるデータ消去、1台ごとの消去証明書取得
6. 見積もり金額：○○万円（△△社、□□社、☆☆社の3社比較）
7. スケジュール：見積もり確定→回収→消去→証明書受領→入金（約2〜3週間）
8. 予算影響：処分費用ゼロ、雑収入として○○万円を計上

この構成に沿って情報を埋めるだけで、稟議書として成立する。ポイントは数字を具体的に入れること。「コスト削減が見込まれる」ではなく「35万円の削減」と書く。