PC棚卸・IT資産台帳の作り方｜Excelテンプレート付き実践ガイド

IT資産台帳がない会社は、暗闘の中で経営している

社内にPCが何台あるか正確に答えられるか。各PCのスペック、購入日、使用者は把握できているか。この質問に即答できない企業は、IT資産の管理ができていない。

台帳がないと何が起きるか。退職者のPCが放置される。ライセンスの無駄払いに気づかない。入れ替え時期を見誤って、急な出費が発生する。買取に出すときも台帳がなければ、全台のスペックを1台ずつ調べ直す羽目になる。

逆に言えば、台帳が1枚あるだけでこれらの問題はほぼ解決する。高額なツールは要らない。Excelで十分だ。

台帳に必要な10項目

最低限これだけ入れておけば、実務で困ることはほとんどない。

1. 管理番号：自社ルールで連番を振る（例：PC-2024-001）
2. 機器種別：PC / タブレット / スマホ / モニター / ルーター等
3. メーカー・型番：Lenovo ThinkPad X1 Carbon Gen 11 など
4. シリアル番号：本体裏面のラベルまたはBIOS画面で確認
5. 購入日：不明なら「推定○年頃」でも記入する。空欄にしないこと
6. 取得価額：減価償却や売却時の損益計算に必要
7. 使用者：個人名 or 「営業部共有」「受付端末」など
8. 設置場所：本社3F、大阪支店、リモート持ち出し中 等
9. ステータス：使用中 / 保管中 / 修理中 / 廃棄予定 / 処分済み
10. 備考：バッテリー膨張、画面不良、増設メモリありなどの申し送り

完璧を目指すと入力のハードルが上がって、結局誰もやらなくなる。項目を増やしたくなっても、最初は10項目に絞ること。運用が定着してから列を追加すればいい。

台帳の初期データをどう集めるか

50台以上のIT機器があると、1人で全台を調べるのは現実的ではない。効率的な方法を3つ紹介する。

Googleフォームで全社員に申告してもらう。 「手元にある会社のIT機器を教えてください」とフォームを送り、型番・シリアル番号の写真を添付させる。回答率は80%程度見込める。未回答者には個別にリマインドする。

Active DirectoryやIntuneのデバイス一覧を出力する。 Microsoft環境を使っている企業なら、管理下のデバイス情報をCSVで出力できる。ここから型番・OS・メモリ量は自動的に取得できる。

購買記録からさかのぼる。 経理部門に過去5年分のPC購入履歴を出してもらう。注文書や請求書から型番・台数・購入日・取得価額が拾える。

棚卸しの進め方

頻度

半年に1回が現実的だ。四半期ごとにできればベストだが、専任IT担当がいない中小企業で月次は負荷が大きすぎる。

ただし、以下のタイミングでは都度更新を入れる。

• 新規PC購入時
• 入退社時（PCの割り当て・回収）
• 修理・故障発生時
• 処分・売却実施時

実施手順

1. 台帳から現在「使用中」「保管中」のリストを出力する
2. 各部署に現物確認を依頼する（管理番号シールの貼付があると確認が早い）
3. 台帳と現物を突合し、不一致を洗い出す
4. 不一致の原因を調査して台帳を修正する
5. ステータスを更新する

所要時間の目安は、50台規模で延べ4〜6時間。100台で1〜2日。管理番号シールを事前に全台に貼っておくと、突合作業が格段に早くなる。

よくある失敗パターン

台帳を作って満足、更新しない。 これが圧倒的に多い。半年後に棚卸しをしたら台帳と現実がまったく合わない。対策は「更新トリガー」を明文化すること。新規購入・異動・故障・処分の4イベントで台帳更新を必須にする。

管理番号を振らずにシリアル番号だけで管理する。 シリアル番号は長くて覚えにくい。「PC-001」のような短い管理番号を自社で振り、本体にシールを貼る。棚卸し時の照合スピードが3倍は変わる。

いきなり高額なIT資産管理ツールを導入する。 月額数万円のSaaSを契約しても、運用ルールが整っていなければ情報が入力されない。Excelで3〜6ヶ月運用して、「ここが手作業の限界」と感じたポイントが明確になってからツールを検討しても遅くない。50台以下ならExcelで十分回る。

台帳データは買取時にそのまま使える

IT資産台帳を整備しておくと、PCの入れ替え・処分時に大きなメリットがある。台帳データ（型番・台数・購入日・状態）をそのまま買取業者に送れば、概算見積もりがすぐに出る。

台帳がない場合、50台のPCを1台ずつ裏返してシリアル番号を読み取り、Excelに手入力する作業が発生する。これだけで丸1日潰れる。「台帳があれば5分で終わる作業に8時間かける」のは、どう考えても非効率だ。